Наш співробітник відсутній на роботі, на телефонні дзвінки не відповідає, за місцем реєстрації відсутній. Складено акт відсутності на робочому місці. Відправлено лист із повідомленням з вимогою в 3-денний строк надати пояснення причини відсутності на роботі. Яким числом потрібно звільнити співробітника за прогули? Як правильно нарахувати, виплатити компенсацію за невикористану відпустку, якщо співробітника немає? Якими податками обкладається, коли і як відобразити у звітах це нарахування?

Відповідь: Звільнення за прогул (п. 4 ст. 40 Кодексу законів про працю, далі — КЗпП) вимагає наявності документальних підтверджень відсутності співробітника на робочому місці без поважної причини.

Чіткого переліку документів законодавство не встановлює, але, як правило, у такому випадку слід оформити:

— акт про відсутність працівника;

— письмове пояснення від працівника про причини відсутності (ст. 149 КЗпП);

— у випадку відмови від надання письмових пояснень — акт, що фіксує таку відмову. У вашому випадку документом, що підтверджує ваш запит про надання письмових пояснень, буде копія самого запиту й квитанція про відправлення листа з повідомленням про вручення від поштового відділення. Оскільки самого повідомлення у вас немає, про його неотримання можна також скласти акт, в якому зафіксувати інформацію, отриману від поштового відділення в усній формі, про те, що лист ніхто не забрав;

— доповідну від керівника, в якій слід зазначити, який захід дисциплінарного стягнення він просить застосувати до співробітника — догану або звільнення (ст. 147 КЗпП);

— якщо на підприємстві є профспілка — письмова згода профспілки на звільнення працівника (ст. 43 КЗпП).

Звільнити працівника слід тою датою, коли він зробив прогул, при цьому наказ може бути виданий і пізніше (після одержання й оформлення всіх необхідних документів). Однак майте на увазі: згідно зі ст. 148 КЗпП працівник може бути звільнений за прогул не пізніше ніж через 6 місяців від дня здійснення провини й одночасно не пізніше 1 місяця із дня виявлення провини. Днем виявлення провини (прогулу) є дата складання акту. Якщо з дня складання акту пройшло більше одного місяця, а співробітник так і не з’явився на роботі, потрібно скласти інший акт, який фіксує дату наступного прогулу. Акт складають у довільній формі, при цьому бажано, щоб його підписало як мінімум три працівники — члени трудового колективу. Оскільки законодавчо порядок складання такого акту не регулюється, його можна складати хоч щодня, більше того, бажано так і робити, тому що причини відсутності працівника в різні дні можуть бути різними (за якісь дні він може згодом надати лікарняний, а якісь будуть прогулами). Не забудьте зафіксувати дні прогулів у табелі обліку робочого часу — це також необхідна умова для звільнення працівника за п. 4 ст. 40 КЗпП.

Компенсацію за невикористану відпустку слід розраховувати й нараховувати так само, як і у всіх інших випадках (про те, як це зробити, ми розповідали в газеті «Все про бухгалтерський облік» № 40 за 2017 рік на стор. 41—42). Єдиний нюанс: у стаж роботи, що дає право на відпустку, період прогулу не включається (ст. 9 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/ 96-ВР). Виплатити компенсацію за невикористану відпустку відсутньому працівникові ви не зможете, тому нарахована сума компенсації (і неодержаної зарплати, якщо така є) повинна бути виплачена не пізніше наступного дня після пред'явлення працівником вимоги про розрахунки (ст. 116 КЗпП). Із суми компенсації й зарплати потрібно утримати податок на доходи, військовий збір, а також нарахувати єдиний внесок. При цьому строки для сплати податків і єдиного внеску у випадках, коли дохід нарахований, але не виплачений, установлено пп. 168.1.5 Податкового кодексу України й ч. 8 ст. 9 Закону України «Про збір і облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI. Податок на доходи й військовий збір слід сплатити в строк, певний для місячного податкового періоду, — тобто протягом 30 календарних днів місяця, що випливає за місяцем нарахування доходу, а єдиний внесок — до 20 числа місяця, що випливає за місяцем нарахування. У Звіті з ЄСВ і ф. № 1ДФ нараховано суми слід відобразити в тому звітному періоді, коли працівника звільнено. У ф. № 1ДФ компенсація за невикористану відпустку відображається в загальній сумі зарплати.