Трудовий архів Менської міської ради створено у 2004 році. Відповідно до Положення про Трудовий архів Менської міської ради,  він  є сектором міської ради, який здійснює забезпечення збереженості  архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Менської міської об’єднаної територіальної громади, а саме, документів з кадрових питань (особового складу) та документів тимчасового зберігання (до 10 років), строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися.

Виконання покладених на трудовий архів завдань здійснює завідувач сектору. Робота сектору побудована відповідно до річного плану. Планово-звітна документація розробляється з урахуванням нормативів часу і виробітку на основні види робіт, що проводяться в секторі. Примірник річного плану та звіту про його виконання подаються Державному архіву області та архівному сектору районної  адміністрації.

Сектор не має статусу юридичної особи. Архівні довідки, копії, витяги з документів виконуються на бланку міської ради, підписуються секретарем міської ради і виконавцем та засвідчуються гербовою печаткою міської ради.

Трудовим архівом здійснюється приймання документів на зберігання, ведення  їх обліку, створення довідкового апарату до них, проведення експертизи цінності архівних документів та використання інформації, що міститься у документах архіву.

На сьогоднішній день у трудовому архіві налічується  65  фондів, 4903 од. зб., з них 4462 справи з кадрових питань (особового складу), решта - тимчасове зберігання. На всі фонди заведені картки та справи фондів.

Документи з особового складу та тимчасового зберігання надходять до трудового архіву в упорядкованому стані за рахунок коштів підприємств та установ, що ліквідуються. Описи  справ  погоджуються  на  експертно-перевірній  комісії  Держархіву  області.  Під  час  приймання-передавання документів складаються відповідні акти у двох примірниках. Справи приймаються  в закартонованому вигляді. 

Відповідальним за архів ліквідованих підприємств надаються  консультації  щодо впорядкування документів, складання описів справ та актів про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. У 2019 році такі консультації надавалися при упорядкуванні документів СП Менський консервний завод та Менської оптово-роздрібної міжрайбази. 

Розташований трудовий архів у приміщенні по вул. Титаренка Сергія, 9, і займає 2 кімнати. Одна з них робоча, що одночасно слугує кабінетом для приймання громадян, інша - архівосховище.

Архівосховище, в якому знаходяться документи ліквідованих установ  обладнане металевими стелажами. Загальна  протяжність  стелажного обладнання становить 92 пог. м.

Для забезпечення охоронного режиму всі вікна приміщення архіву загратовані. Зовнішні двері укріплені металевими дверима та додатковими пристроями для замикання.

У 2019 році за кошти міської ради у приміщенні архіву проведено ремонт. У робочій кімнаті встановлено підвісну стелю, на підлогу покладено лінолеум, пофарбовано стіни, встановлено металеві двері, замінено 3 вікна на металопластикові.

Важливою умовою забезпечення збереженості архівних документів є дотримання правил пожежної безпеки. Для цього в  архівосховищі та робочій кімнаті розміщені 2 вуглекислотні вогнегасники ВВК-3, перезарядження яких проводиться щорічно. У приміщенні  архіву постійно здійснюється обстеження електропроводки на опір ізоляції, затверждена інструкція з пожежної безпеки та розроблений план евакуації архівних документів і майна на випадок пожежі. 

У секторі заведені всі передбачені правилами облікові документи. Проводяться заходи з фізичної збереженості архівних документів, а саме, ремонт справ, підшивка, підклеювання, картонування.

Завідувач сектору здійснює особисте приймання громадян у встановлені дні, відповідно до графіка роботи архіву (понеділок, четвер). Для отримання архівних довідок заявник повинен мати при собі паспорт, трудову книжку (при наявності) та заповнити заяву встановленої форми.

На сайті міської ради у розділі: «Структурні підрозділи» - «Трудовий архів» розміщена інформація про сектор (контактний телефон та електронна адреса, час приймання громадян, положення про трудовий архів, список фондів та зразок заяви).

Відповідно до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб, запити виконуються у встановлені терміни і не перевищують 30 днів. Скарги  з  питань  надання архівних довідок відсутні.

У звітному році за документами трудового архіву  видано 420 довідок соціально - правового характеру при плані 335. У  порівнянні з 2018 роком виконано на 69 довідок більше. Це довідки про стаж роботи, про підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах,  про заробітну плату, архівні витяги, архівні копії з документів та довідки про реорганізації ліквідованих підприємств.  Найбільше переважає запитів про розмір заробітної плати.

Слід зазначити, що надання архівних довідок, копій або витягів з документів, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюються архівом безоплатно.

Спеціалістами Головного управління Пенсійного фонду України в Чернігівській області  постійно здійснюються  перевірки достовірності архівних довідок, виданих трудовим архівом. У  2019 році  таких перевірок було 20. Зауважень за актами перевірок немає. 

Сектор приймає участь у роботі експертних комісій міської ради та архівного сектору райдержадміністрації. У 2019 році на розгляд  комісій були представлені описи справ документів Ушнянської та Стольненської сільських рад та номенклатура справ Служби у справах дітей міської ради. Всі документи  розглянуті, складені  протоколи   та  направлені на погодження ЕПК Державного архіву області